Economizar tempo, aumentar vendas, abranger soluções, gerenciar processos e conectar pessoas. Apesar de parecerem ações que não se ligam entre si, há maneiras de juntar todas essas facilidades em um só lugar e potencializar resultados. Há alguns anos, as empresas deixaram de utilizar apenas o trabalho manual e passaram a agregar valor a novas tecnologias, principalmente na realização de atividades que podem ser automatizadas. Uma pesquisa da Euax mostrou que 97% das empresas que utilizam a gestão de processos em seus âmbitos buscam melhorar a performance.

A tecnologia busca facilitar não só a realização de tarefas para os funcionários, mas também traz um atendimento e uma venda mais fácil e confortável para o comprador. Uma mensagem que demora dias para ser respondida provavelmente diminuirá o interesse do cliente, além da experiência negativa ser repassada. 

Mais do que a insatisfação do cliente, uma empresa com diversas demandas e poucas soluções passa a ter um fluxo com falhas. Um exemplo disso é um escritório de advocacia que possui três sedes espalhadas pelo país, e que, com a automatização de seus processos e o uso do CRM passou a atender mais de dois mil clientes de forma fácil e descomplicada. Há alguns anos, o Reis Pinto Advogados passava por um problema comum para pequenas e médias empresas no Brasil: o crescimento e aumento de clientes, mas dificuldades para se conectar com eles. 

Diante do aumento de casos, começaram a aparecer as dificuldades. Uma procuração demorava cerca de três a cinco dias para ser assinada pela empresa, mas com a automação, essa execução demora apenas dois minutos. Além disso, agora os clientes são informados em tempo real sobre seus processos, tanto pelo WhatsApp quanto pelo e-mail, uma facilidade chamada de Salesbot e oferecida pelo Sistema de Gerenciamento Kommo. Atualmente, o escritório atende mais de dois mil clientes de forma simultânea, mas a expectativa é de que em em dois anos, esse número dobre. 

“O cliente se sente muito confiante e se torna parte do processo, isso gera valor ao processo jurídico. Agora, eles são atualizados na mesma hora sobre o andamento do caso. Com isto, eu posso deslocar aquele funcionário que faria esta tarefa para outras atividades, ganhando também no aumento de produtividade”, destaca o sócio-fundador da empresa, Leonardo Reis Pinto.   

Um cartão de lead também foi criado e, agora, cada cliente que entra em contato com o escritório possui uma espécie de pasta, onde todas as informações são centralizadas. Lá, é possível ter acesso ao nome, endereço, e-mail, números de telefone, etiquetas e todo o histórico de conversa, sem precisar acessar abas ou aplicativos distintos. 

Sistema facilita o gerenciamento de mais de três mil solicitações mensais 

Além das facilidades que a ferramenta traz para a empresa e seus funcionários, a qualidade de atendimento ao cliente também melhora. É comum que uma mensagem de agendamento ou pedidos de informações para qualquer comércio ou prestador de serviço demorem horas ou até dias para serem respondidos. Isso ocorre porque, geralmente, é feito de forma manual, o que demanda tempo e abandono de outras funções que poderiam estar sendo realizadas. 

Carlos Henrique, dono de um estúdio de tatuagem no litoral do Paraná, sentiu que responder mensagens e continuar prestando seu serviço com maestria eram atividades que estavam se chocando. As mais de 100 solicitações diárias estavam enchendo as caixas de mensagem do Submundo Tattoo e ficando sem respostas. Para resolver esse problema, a Kommo encontrou uma solução para responder dúvidas, fazer acompanhamento de leads, realizar agendamentos, cobranças e colher feedbacks. 

“Possuímos três planos que têm por objetivo automatizar e resolver os problemas gerenciais que as empresas possuem. Um diferencial é a programação do robô para ele ajudar no que for preciso, seja uma mensagem agendada que vai ser mandada em uma semana ou a centralização do histórico de conversas do cliente. Quando ele retornar, tudo vai estar de forma prática e fácil, possibilitando ainda uma experiência personalizada e exclusiva”, ressalta Gabriel Motta, Kommo speaker in LATAM. 

No Submundo, primeiramente, todas as caixas de mensagem foram unificadas em um só lugar, também utilizando o Salesbot. O chatbot é uma forma de lidar com um grande volume de mensagens e ainda proporcionar um ótimo pré-atendimento. No estúdio, ele foi programado para enviar, antes do dia agendado, uma série de materiais, como, por exemplo, cuidados com a tatuagem após o procedimento. As cobranças também foram automatizadas, assim como o recebimento de feedbacks no pós-atendimento e perguntas sobre a cicatrização.

O funil de vendas também é utilizado na empresa. É por meio desse gerenciamento que o CEO consegue visualizar um panorama completo e criar novas demandas e regras para o chatbot. “É uma plataforma robusta, mas que não é complexa. A dinâmica é bem interessante porque eu imagino um processo e, por meio dele, consigo fazer demandas e criar regras. É uma plataforma bem simples. Não é necessário nenhuma expertise em informática ou ter um técnico. Olhando o fórum e o site de ajuda, já resolvo 100% da configuração e utilização”, explica Carlos Henrique.

Com três anos de uso do sistema de gerenciamento, atualmente o Submundo consegue atender mais de três mil solicitações de clientes por mês. Os processos revertem também em vendas, pois ao responder o cliente, tirar dúvidas e seguir auxiliando em possíveis problemas, além de fidelizá-lo no pós-atendimento, as chances de ele retornar ou indicar para amigos e familiares também crescem.

Clientes sem retorno tendem a desistir da compra

A Kommo é um sistema fácil e simples de usar, planejado para economizar tempo e colocar a força de vendas em modo automático e inovador. Com um design intuitivo que centraliza informações, todos os acordos, leads, históricos de conversas, lembretes, tarefas e ferramentas utilizadas na empresa ficam em um só lugar. Desta forma, negócios em todas as regiões do Brasil e em mais de 109 países utilizam o sistema para conectar seus projetos.

Outro exemplo de empresa que utiliza o sistema em suas operações é a Abnara Jóias, de Minas Gerais, que enfrentava um problema que também afeta pequenas e médias empresas no Brasil: a demora do retorno de mensagens. Essa dificuldade foi identificada durante a pandemia de Covid-19. Gilson Rodrigues, sócio-proprietário da joalheria, conta que, ao expandir o negócio para vendas diretas ao público final, sentiu que a equipe não estava qualificada para isso. “As pessoas procuravam a empresa, mas, por conta do tempo hábil de resposta, não fechavam conosco. A equipe também não era preparada e trazia mais perdas do que ganhos. Os meus vendedores esqueciam que o cliente existia, então a finalização da venda, que não ocorria, passou a acontecer.”

Ao contratar a Kommo, as programações trouxeram uma cara nova ao atendimento ao cliente. O sistema possui três planos que podem ser contratados: o básico, para quem apenas busca CRM; o avançado, que conta com automatização e chatbots; e o empresarial, que oferece a facilidade de organizar grandes quantidades de leads e dados. Um dos diferenciais da Kommo é a agilidade para começar a utilizar os serviços, que acontece no mesmo dia.

A Abnara utiliza o plano empresarial, que possui um funil de vendas, assim como o chatbot, que logo que foi aplicado ao WhatsApp, rapidamente passou a responder às mensagens. A automação do Instagram e do Facebook também foi feita. Com esta ferramenta, é possível que todos os canais sejam acessados em um só local. O cartão de lead também é utilizado na Abnara e possibilita visualizar todas as informações do cliente em um só aplicativo.

Com todas as facilidades aplicadas, a joalheria passou a converter mais de 80% de suas leads. Ou seja, as vendas que no passado eram perdidas por inúmeros motivos, como abandono de carrinho, descontinuação da negociação ou falta de acompanhamento, agora são realizadas. Para mais informações, acesse https://www.kommo.com/br/.